SISTIM ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN KEUANGAN P2KP

Pendekatan terhadap konsep pengelolaan keuangan dan replenishment (pengisian kembali dana P2KP yang ada di Special Account di BI) sejak awal disusun dalam rangka menjaga pelaksanaan program P2KP di lapangan agar dapat berjalan sesuai dengan rencana alokasi dana dan anggaran yang bersumber dari loan yang telah disepakati oleh stakeholder P2KP, dalam hal ini pemerintah Indonesia dan Bank Dunia.

Sementara, sistem pengelolaan keuangan P2KP yang dikembangkan pada dasarnya merupakan sistem dan standar baku dalam pengelolaan keuangan untuk proyek-proyek yang didanai dari hutang luar negeri. Sistem pengelolaan keuangan proyek P2KP, seperti halnya proyek lainnya, didasarkan pada sistem pengelolaan keuangan negara yang secara keseluruhan menjadi wewenang Direktorat Jenderal Anggaran, Departemen Keuangan.

Dalam hal implementasi terhadap konsep dan sistem pengelolaan keuangan proyek P2KP, pelaksanaannya ditangani oleh KMP. Sehingga KMP harus mengembangkan strategi dan kerangka kerja agar dalam pelaksanaannya dapat menunjang pelaksanaan proyek secara keseluruhan. Implementasi terhadap konsep dan sistem pengelolaan keuangan proyek P2KP yang dilaksanakan oleh KMP terutama terkait dengan kepentingan pelaksanaan proyek P2KP secara keseluruhan. Sebab yang paling mengetahui kebutuhan dana terkait dengan pelaksanaan P2KP di lapangan adalah pihak PMU/Proyek, sehingga pengelolaan keuangan proyek pun akan lebih optimal jika implementasi dalam hal penyiapan administrasi pelaporan, proses penyiapan dokumen replenishment maupun pengembangan sistem dilakukan oleh KMP yang secara langsung bertanggung jawab dalam membantu PMU/Pimpro menyiapkan proses pengelolaan keuangan proyek P2KP secara menyeluruh.

Terhadap strategi dan kerangka kerja yang telah ditetapkan dan disepakati sejak dimulainya pelaksanaan P2KP I Tahap 2, kiranya perlu dilakukan review untuk melihat sampai sejauh mana strategi dan kerangka kerja tersebut dapat diimplementasikan di lapangan, termasuk untuk melihat kendala dan hambatan maupun perkembangan lain yang mungkin timbul pada saat strategi dan kerangka kerja tersebut diimplementasikan.

Sebagai review akhir terhadap strategi dan kerangka kerja pengelolaan keuangan P2KP dan replenishment, perlu dijelaskan kembali strategi dan kerangka kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Seperti telah disepakati, bahwa Financial Management merupakan salah satu bagian dari Tim KMP P2KP Tahap 2 yang memiliki fungsi sebagai pengelola keuangan P2KP agar pelaksanaan program P2KP dapat terjaga dan berjalan sesuai dengan kerangka waktu, kegiatan dan dana yang telah ditentukan. Agar pelaksanaan program P2KP dapat berjalan sesuai dengan kerangka waktu, kegiatan dan dana yang telah ditentukan, Financial Management akan secara intens (terus menerus) memantau dan menjaga kondisi saldo Initial Deposit Proyek P2KP di Bank Indonesia, serta melakukan koordinasi dengan pihak-pihak lain, seperti PMU/Proyek, Bank Dunia maupun DJA.

Konsep ketersediaan dana proyek – khususnya yang bersumber dari loan – merupakan fokus dari strategi dan kerangka kerja pengelolaan keuangan proyek. Berkaitan dengan hal itu, Financial Management akan menyiapkan proses replenishment ke Bank Dunia apabila saldo Initial Deposit di Rekening Khusus BI sudah mulai digunakan. Hal ini menjadi penting dalam kaitan mempertahankan kelancaran proses pelaksanaan P2KP di lapangan, terutama saat memasuki tahap pelaksanaan kegiatan pencairan dana BLM maupun proses invoicing oleh pihak konsultan.

Terkait dengan hal tersebut di atas, maka kecepatan dan ketersediaan data SPM dan RKBI menjadi sangat penting dalam kaitan pengelolaan keuangan proyek dan replenishment. Dalam upaya mempercepat ketersediaan data SPM dan RKBI, maka pengembangan jaringan dan mekanisme kerja dengan pelaku-pelaku P2KP di daerah (KMW dan KPKN) perlu dikembangkan secara intensif.

Selain mempersiapkan proses replenishment ke Bank Dunia, Financial Management (bersama dengan SIM) juga akan mempersiapkan laporan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan proyek P2KP, seperti:

·         Laporan Rencana Penyerapan Dana P2KP

·         Laporan Realisasi Penyerapan Dana P2KP (Kategori BLM)

·         Laporan Realisasi Penyerapan Dana P2KP (Kategori Consultant Services)

·         Serta Laporan-laporan keuangan proyek lainnya untuk kebutuhan PMU/Project, Bank Dunia maupun pihak lain yang terkait (dalam bentuk Project Management Report), seperti:

1.      Laporan FISSA (Financial Statement of Special Account) IDA Cr. 3210-IND

2.      Laporan Pengajuan Aplikasi Replenishment

3.      Laporan Disbursement/Pencairan Dana Loan ke RKBI

4.      Laporan Status Saldo Rekening Khusus BI

5.      Laporan Status Loan IDA Cr. 3210-IND

8.2   Strategi Pengelolaan Keuangan dan Replenishment

Analisis Strategi Pengelolaan Keuangan P2KP

Sejak awal pelaksanaan P2KP I Tahap 2, strategi dalam pengelolaan keuangan P2KP dengan data yang bersumber dari SPM, dilakukan melalui 2 cara pendekatan, yaitu pengiriman copy data SPM langsung dari lapangan (KMW) dan pengelolaan data SPM oleh KMP berdasarkan sumber data SPM dari DJA. Pengiriman data SPM dari lapangan akan berfungsi sebagai bahan baku/data awal untuk penyusunan Laporan Realisasi Penyerapan Dana P2KP yang telah terjadi di lapangan. Pengiriman data SPM dari lapangan ini akan dilakukan secara komputerisasi oleh masing-masing pelaksana di lapangan dan dapat diakses setiap saat oleh KMP.

Sementara, pengelolaan data SPM yang bersumber dari DJA akan dilakukan secara langsung oleh KMP. Data yang bersumber dari SPM, baik yang diterima dari DJA maupun dari lapangan (KMW) inilah yang akan berfungsi sebagai bahan dasar bagi penyiapan dokumen untuk proses replenishment.

Selain bersumber pada data SPM (baik SPM dari DJA maupun SPM dari lapangan/KMW), pengelolaan keuangan P2KP juga akan dilakukan berdasarkan data-data lain, seperti:

·              Rekening Special Account dari Bank Indonesia

·              Usulan Kegiatan yang disetujui untuk dibiayai oleh dana bantuan

·              Data Kontrak dari masing-masing konsultan

·              Data KPKN

·              Data Alokasi Dana untuk masing-masing wilayah

·              Data Lokasi Wilayah Penerima Bantuan

Output dari strategi pengelolaan keuangan P2KP ini terutama akan lebih ke arah penyiapan laporan-laporan keuangan proyek P2KP, seperti:

·         Laporan Rencana Penyerapan Dana P2KP

·         Laporan Realisasi Penyerapan Dana P2KP (Kategori BLM)

·         Laporan Realisasi Penyerapan Dana P2KP (Kategori Consultant Services)

·         Serta Laporan-laporan keuangan proyek lainnya untuk kebutuhan PMU/Project, Bank Dunia maupun pihak lain yang terkait (dalam bentuk Project Management Report), seperti:

1.      Laporan FISSA (Financial Statement of Special Account) IDA Cr. 3210-IND

2.      Laporan Pengajuan Aplikasi Replenishment

3.      Laporan Disbursement/Pencairan Dana Loan ke RKBI

4.      Laporan Status Saldo Rekening Khusus BI

5.      Laporan Status Loan IDA Cr. 3210-IND

Analisis Strategi Proses Penyiapan Replenishment

Kegiatan replenishment merupakan kegiatan yang berkaitan dengan prosedur pengisian kembali dana Initial Deposit yang ada di Rekening P2KP di Bank Indonesia, yang akan digunakan sebagai dana bagi pembiayaan kegiatan proyek P2KP di lapangan atau kegiatan-kegiatan yang menjadi usulan masyarakat yang sudah disetujui untuk dibiayai oleh dana bantuan P2KP.

Proses penyiapan dokumen replenishment untuk diajukan ke Bank Dunia mengikuti prosedur dan format baku yang sudah ada di Departemen Keuangan. Pada dasarnya proses penyiapan dokumen replenishment akan sangat ditentukan oleh ketersediaan data dari SPM dan Laporan Mingguan Rekening Khusus BI.

Kedua pendekatan strategi pengelolaan keuangan P2KP dan proses penyiapan replenishment dapat digambarkan seperti dalam Lampiran B.4 : Bagan Arus Pendanaan dan Mekanisme Pelaporan serta Lampiran B.5 : Bagan Diagram Alur Pendanaan BLM.

8.3   Kerangka Kerja Pengelolaan Keuangan Proyek

Kerangka Kerja Pengelolaan Keuangan P2KP

Kerangka Kerja Pengelolaan Keuangan P2KP dan Replenishment dituangkan dalam beberapa tahap kegiatan, antara lain:

Tahap I:    Proses Transfer of Information dari Financial Management P2KP Tahap I

Kegiatan ini merupakan kegiatan pendahuluan yang  dilakukan oleh Financial Management KMP P2KP Tahap 2 sebelum dilakukan serah terima (hand over) dari Financial Management KMP P2KP Tahap 1. Kegiatan transfer of information dilakukan untuk mengetahui perkembangan yang terjadi selama pelaksanaan tugas-tugas Financial Management yang menyangkut pengelolaan keuangan dan replenishment pada pelaksanaan P2KP Tahap 1, menyangkut hal-hal yang sudah dilakukan dan belum dilakukan, serta hambatan-hambatan yang ada dan alternatif pengembangannya.

Kegiatan pada tahap ini mencakup kegiatan-kegiatan antara lain:

1.      Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Laporan untuk Proses Replenishment, seperti menyangkut:

·  Daftar SPM Kategori 1 (BLM) yang akan diaplikasikan (List of SPM for Application)

·  Daftar SPM Kategori 2 (Consultant Services) yang akan diaplikasikan

·  Summary of Expenditures

·  Daftar Backlog

·  Cover Letter untuk Withdrawal

2.      Identifikasi dan inventarisasi Laporan Proyek, seperti:

·   Laporan Rencana Penyerapan Dana P2KP (berdasarkan kategori Propinsi, Kotamadya/Kabupaten, Kecamatan dan Kelurahan/BKM)

·  Laporan Realisasi/Status Penyerapan Dana P2KP (Kategori BLM)

·  Laporan Realisasi/Status Penyerapan Dana P2KP (Kategori Consultant Services)

·  Laporan Keuangan Lainnya yang dianggap perlu

3.      Uji coba program/software replenishment

Kegiatan ini merupakan kegiatan yang akan dilakukan sebelum dan setelah serah terima. Kegiatan ini pada dasarnya lebih ditujukan pada pemahaman dan penguasaan pemakaian aplikasi program/software yang akan digunakan untuk proses replenishment maupun pengelolaan keuangan dan laporan-laporan keuangan lainnya. Dari kegiatan uji coba ini juga akan diketahui hal-hal apa yang perlu dipertahankan maupun hal-hal yang perlu dikembangkan selanjutnya.

Tahap II:   Koordinasi dengan Pihak-pihak Terkait

Kegiatan ini merupakan kegiatan yang dilakukan (terutama) setelah tahap kegiatan serah terima dilaksanakan. Kegiatan koordinasi yang dilakukan berkaitan dengan fungsi Pengelolaan Keuangan P2KP dan Proses Replenihment, khususnya keterkaitan dengan pihak-pihak berikut:

1.      Koordinasi dengan Bagian SIM

Koordinasi ini terutama untuk mengintegrasikan kegiatan pengelolaan data yang telah digunakan baik untuk keperluan pengelolaan keuangan maupun pengelolaan informasi proyek secara keseluruhan. Koordinasi dengan bagian SIM ini juga diarahkan untuk dapat mengembangkan program/software bagi pengelolaan keuangan dan replenishment agar dapat digunakan sesuai kebutuhan dalam pelaksanaan P2KP    Tahap 2. Data yang berkaitan dengan penyerapan dana BLM oleh BKM sangat diperlukan oleh bagian SIM sebagai bagian dari fungsi pengelolaan data manajemen P2KP secara keseluruhan.

2.      Koordinasi dengan Direktorat Jenderal Anggaran, Depkeu

Koordinasi dengan DJA-Depkeu, merupakan kegiatan yang terus menerus dilakukan oleh Financial Management dari awal kegiatan pelaksanaan P2KP sampai dengan berakhirnya seluruh kegiatan. Pelaksanaan koordinasi dengan pihak DJA, terutama menyangkut persiapan proses replenishment, sangat berkaitan dengan penyiapan waktu replenishment, penyiapan dokumen-dokumen dan laporan-laporan keuangan yang diperlukan untuk proses replenishment, pemantauaan atas Initial Deposit di Rekening Khusus BI, serta bentuk-bentuk laporan pengelolaan keuangan P2KP yang diperlukan.

3.      Koordinasi dengan Bank Indonesia

Koordinasi dengan pihak BI terutama berkaitan dengan pengelolaan data-data dan informasi Initial Deposit, laporan mingguan rekening khusus, yang merupakan alat cross check bagi penyiapan dokumen dan laporan untuk proses replenishment.

4.      Koordinasi dengan Bank Dunia

Koordinasi dengan pihak Bank Dunia selain berkaitan dengan proses replenihment juga menyangkut penyiapan Financial Management Report yang diperlukan oleh pihak Bank Dunia dari pelaksanaan proyek P2KP, khususnya yang terkait dengan fungsi pengelolaan keuangan P2KP.

Tahap III: Pengembangan Program/Software Pengelolaan Keuangan

Kegiatan pada tahap ini pada dasarnya merupakan lanjutan dari kegiatan yang sudah berjalan ataupun yang sudah ada pada fungsi pengelolaan keuangan. Secara spesifik kegiatan pada tahap pengembangan, lebih diarahkan untuk mengembangkan sistem aplikasi pengelolaan keuangan dan replenishment sesuai dengan perkembangan kegiatan pelaksanaan P2KP. Kegiatan pengembangan sistem aplikasi pengelolaan keuangan P2KP ini terutama akan berkaitan dengan kegiatan Identifikasi Kebutuhan Laporan Pengelolaan Keuangan P2KP serta Identifikasi Kebutuhan Financial Management Report untuk keperluan PMU/Pimpro, Bank Dunia maupun pihak lainnya yang terkait.

Identifikasi Kebutuhan Laporan Pengelolaan Keuangan P2KP  meliputi dokumen-dokumen berikut:

1.      Laporan Rencana Penyerapan Dana P2KP I Tahap 2

2.      Laporan Status Realisasi Penyerapan Dana P2KP (Kategori BLM)

3.      Laporan Status Realisasi Penyerapan Dana P2KP (Kategori Consultant Services)

4.      Laporan Pengelolaan Keuangan Lainnya yang dianggap perlu.

Sedangkan untuk Identifikasi Kebutuhan Financial Management Report telah dikembangkan sesuai dengan format-format yang sudah baku di Bank Dunia. Rincian jadwal kegiatan pengelolaan keuangan P2KP dan Replenishment dapat dilihat pada Lampiran B.6.