SISTIM INFORMASI MANAJEMEN DAN DOKUMENTASI

SIM Berdasarkan Pedoman P2KP

Dalam Pedoman Umum P2KP, pengembangan Sistim Informasi Manajemen (SIM) P2KP tidak terdeskripsikan secara jelas.  Tetapi di dalam Panduan Teknis P2KP, pada Bab-5 dinyatakan bahwa SIM merupakan salah satu alat yang sangat strategis dalam monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan proyek.  Oleh sebab itu untuk menjamin fungsi tersebut, telah dirumuskan ketentuan-ketentuan berikut agar pengelolaan SIM dapat dilakukan secara terencana, terpadu dan konsisten.

1.      Lingkup kerja Sistem Infomasi Manajemen P2KP mencakup kegiatan-kegiatan pengumpulan dan entri data, verifikasi, validasi serta analisis  yang melibatkan berbagai tenaga ahli dari beberapa institusi (KMP, KMW, Koordinator Kota/ Sub Tim Leader dan Tim Fasilitator), sehingga perlu adanya koordinasi dan kerjasama antar institusi maupun antar pelaku

2.      Sasaran pelaksanaan SIM P2KP adalah untuk mendapatkan informasi proses pelaksanaan serta kemajuan kegiatan proyek, yang berkaitan dengan:

• Pelaksanaan pengembangan masyarakat
• Pelaksanaan Pemanfaatan dana bantuan masyarakat (BLM dan PAKET)
• Permasalahan yang timbul di lapangan.

Meningkatnya kapasitas pelayanan informasi kepada para pelaku P2KP yang pada gilirannya akan meningkatkan kinerja pemberdayaan sekaligus meningkatkan tertib administrasi data pemberdayaan, manajemen, dan proyek, baik untuk kepentingan koordinasi maupun pelaporan.

3.      Tujuan penggunaan sistim informasi manajemen P2KP didalam pelaksanan proyek P2KP, adalah sebagai berikut :

• Tujuan umum dari Sistim Informasi Manajemen P2KP adalah menyediakan layanan informasi seluas-luasnya dan berkesinambungan terhadap program-program yang ada dilingkup pelaku P2KP, kelompok sasaran P2KP maupun masyarakat peduli lain agar dapat diakses dan dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang membutuhkan. 
• Tujuan khusus Pusat Informasi P2KP ini adalah agar menghasilkan informasi P2KP terpadu yang dapat menunjang proses-proses pelaksanaan p2kp di lapangan, mendukung proses-proses pengambilan keputusan dan tindak turun tangan dalam pengendalian pelaksanaan, menunjang perumusan kebijakan, menjadi masukan bagi segenap proses analisis hingga pelaporan, serta dapat dipublikasikan ke website p2kp.org.
• Lebih spesifik lagi Sistim Informasi Manajemen (SIM) program P2KP ditujukan untuk memantau, merekam dan mengevaluasi kinerja program P2KP yang meliputi kegiatan pemberdayaan masyarakat, pengembangan kelembagaan lokal masyarakat dan pengelolaan dana bantuan langsung masyarakat (BLM).

4.      Pelaksana

• Pelaku SIM P2KP adalah KMP, KMW, Sub Tim Leader dan Tim Fasilitator
• Dalam tingkatanya masing-masing, KMP merekrut Tenaga Ahli Database Manajemen, di KMW merekrut tenaga Ahli Database Manajemen dan tenaga Assisten Database Manajemen yang ditempatkan di kantor Sub Wilayah.
• KMP bertanggung jawab terhadap desain dan pengembangan sistim aplikasi serta manajemen data tingkat Nasional, sedangkan KMW bertanggung jawab terhadap manajemen data di tingkat satuan Wilayah Kerja masing-masing.
• Di tingkat lapangan petugas yang bertanggung jawab terhadap pengumpulan dan entri data ke dalam aplikasi SIM adalah Tim Fasilitator.
• Untuk menjamin akurasi data KMW melakukan proses verifikasi data di tingkat Sub Wilayah dan validasi data di tingkat KMW.

5.      Strategi

Pengelolaan SIM P2KP dilakukan melalui dua pendekatan yaitu standarisasi sistem aplikasi dan format SIM serta menerapkan pola manajemen data secara bertingkat guna menjamin agar informasi yang dihasilkan akurat dan up todate serta mendukung kegiatan-kegiatan monitoring, supervisi dan pelaporan pada masing-masing tingkatan pelaku.

4.2   SIM Berdasarkan Kerangka Kerja KMP

Laporan pendahuluan (inception report) KMP dalam Bagian C-1.5 menjelaskan bahwa,  strategi pengembangan SIM harus mempunyai sifat responsif untuk mendeteksi permasalahan yang muncul di lapangan serta mengupayakan pemecahannya.

Strategi dan rencana sistem informasi manajemen (SIM) P2KP-1 tahap II didasarkan pada panduan umum yang ada serta berdasarkan hasil yang telah dicapai pada implementasi SIM P2KP-1 tahap I.

Terkait dengan tanggung jawab KMP pada pengembangan dan pengelolaan SIM, dimana jumlah sumber datanya yang besar dan tersebar dengan pola pelaksanaan monitoring yang melibatkan beberapa Konsultan Manajemen Wilayah (KMW), adalah merupakan salah satu faktor kunci yang menjadi landasan dalam pengembangan desain SIM yang efektif dan efisien.

SIM P2KP dikembangkan dan diimplementasikan dalam rangka memantau perkembangan kegiatan proyek di 1.323 Kelurahan maupun Desa perkotaan yang tersebar di 59 Kabupaten serta Kota di 5 wilayah Propinsi Pulau Jawa yang tersebar disepanjang pantai utara Pulau Jawa dan DIY, dimana pelaksanaannya dilakukan melalui 13 Konsultan Manajemen Wilayah di bawah pengendalian  Konsultan Manajemen Pusat di Jakarta yang dibantu oleh 3 kantor KMP di tingkat Regional.

Kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan dan disepakati dalam rangka perumusan strategi dan kerangka kerja mencakup:

·         Melakukan kajian/review terhadap pelaksanaan dan pengembangan SIM P2KP-1    tahap I

·         Melakukan pemutakhiran SIM dengan melalui proses re-desain aplikasi dan penerapan manajemen pengelolaan data

·         Melakukan uji-coba dan implementasi aplikasi SIM.

·         Menyusun dan mengembangkan Standard Operating Procedur (SOP), dan manual penggunaan aplikasi SIM.

·         Menyusun glosary data SIM

4.3   Analisis Strategi Pengembangan SIM-P2KP

Strategi pengembangan Sistem Informasi Manajemen P2KP difokuskan untuk memberikan layanan informasi yang valid dan akurat dalam mendukung pengendalian pelaksanaan P2KP, dimana pada implementasinya difungsikan sebagai alat strategis untuk memantau pelaksanaan kegiatan P2KP.

Pengembangan SIM-P2KP didasarkan atas review terhadap hasil-hasil implementasi pengembangan SIM pada P2KP-1 tahap II  serta beberapa arahan substansi yang ada dalam pedoman-pedoman P2KP maupun dinamika yang terjadi dalam proses pelaksanaan proyek. 

Pada kenyataannya, pengembangan SIM P2KP mempunyai cakupan dan lingkup yang sangat luas; dimana fungsi-fungsi utama yang dibutuhkan untuk memonitor perkembangan kegiatan proyek, mulai dari tingkat masyarakat sampai dengan jajaran manajemen pelaksana di tingkat wilayah maupun tingkat pusat belum dapat dibangun secara utuh dan konkret selama pelaksanaan P2KP-1 tahap II.  Secara operasionalnya, SIM P2KP harus dibangun dari tingkat awal selama pelaksanaan P2KP-1 tahap II agar dapat mengkonsolidasikan seluruh informasi tentang kegiatan P2KP di setiap Kelurahan/Desa perkotaan yang menjadi wilayah sasaran proyek. Sehingga secara sistemik, pengembangan SIM P2KP mencakup pula perumusan kembali konsep-konsep dasar desain yang dibutuhkan oleh sistem dan struktur manajemen organisasi proyek secara menyeluruh; dimana untuk pengoperasian sistem di lapangan sepenuhnya menjadi tanggung jawab dari Konsultan Manajemen Wilayah (KMW), dengan pengendalian dari Konsultan Manajemen Pusat yang dibantu oleh   kantor  KMP Regional.

Konsep dasar pengembangan desain SIM-P2KP, mencakup komponen substansi yang dibangun atas dasar prinsip-prinsip pokok sebagai berikut:

A.     Prinsip Pengelolaan Data dan Pengelolaan Informasi

Prinsip dalam implementasi Sistem Informasi Manajemen P2KP  dikembangkan secara bertingkat di setiap level pelaku atau konsultan/pelaksana, agar dapat memenuhi kebutuhan sesuai tingkatannya dalam penyajian atau penyediaan informasi/laporan dan pengambilan keputusan. Dengan demikian pada tingkat yang terbawah dirancang untuk memiliki data yang rinci, sedangkan tingkat yang teratas dapat memiliki informasi yang akurat untuk dilaporkan kepada para pelaku di tingkat pusat (lihat Diagram: Hubungan Pengelolaan Data dan Pengambilan Keputusan).

Diagram B.3

Diagram Hubungan Pengelolaan Data dan Pengambilan Keputusan

 

Data dasar yang dibutuhkan meliputi: pengembangan kelembagaan BKM, UPK dan KSM, Ormas, Orsospol, aparat pemerintah, individu pelaku utama P2KP atau sumber-sumber lainnya. Sumber data ini dihimpun secara rutin oleh  tim fasilitator atas dasar perkembangan yang terjadi pada lingkup BKM, guna peremajaan/up date data.

Data dari tim fasilitator direkam di Subtim Leader KMW dan diverifikasi kebenaran datanya, setelah lengkap dan benar data diserahkan ke KMW untuk diolah di tingkat KMW dan informasi ringkasan dilaporkan ke KMP Regional dan seterusnya hingga merupakan informasi akurat untuk diserahkan ke PMU/Sekretariat Proyek sebagai bahan pengambilan keputusan para pelaku di tingkat pusat, serta untuk pelayanan data dan informasi kepada masyarakat  (Lihat Diagram: Arus Informasi, Monitoring dan Penyebarluasan Informasi)

 

B.     Kerangka Kerja Pengembangan SIM

Berdasarkan perubahan dalam strategi pengembangan seperti tersebut di atas, selanjutnya disusun suatu kerangka kerja pengembangan sistem; yang meliputi:

·         Review hasil P2KP-1 tahap I dan tahap II

Review hasil yang dicapai dalam implementasi sistem informasi manajemen P2KP-1 tahap I dan II serta review terhadap dinamika proses yang terjadi. Hasil review digunakan sebagai acuan dalam pengembangan SIM, sehingga dalam pengembangannya telah dapat diatasi berbagai kelemahan yang terjadi sebelumnya dan mengakomodasi  adanya berbagai kebutuhan baru.

·         Pengembangan dan penyempurnaan konsep desain

Pengembangan konsep desain secara umum berdasarkan hasil dari review tahap I dan II yang selanjutnya dapat digunakan untuk menentukan desain sistem secara rinci.

·         Desain Sistem dan Tes Sistem

Desain sistem rinci untuk menentukan spesifikasi sistem dan selanjutnya digunakan sebagai dasar dalam pembuatan format-format input, formula pengolahan serta format laporan, sebagai dasar dalam pembuatan program aplikasi yang dibutuhkan atau format-format paket program sederhana, termasuk petunjuk pengoperasiannya.

Tes sistem dilakukan pada beberapa daerah yang dianggap penting (diseminasi) untuk menunjukkan keberhasilan dari desain sistem.

·         Implementasi

Implementasi dilakukan setelah desain sistem dapat beroperasi  dengan baik.

·         Pemeliharaan sistem

Pemeliharaan sistem untuk mengantisipasi adanya kebutuhan baru atau perbaikan sistem dalam masa implementasi.

Berdasarkan tahapan kegiatan pelaksanaan proyek, pengembangan sistem informasi manajemen P2KP telah dikelompokkan ke dalam lima sub-sistem sebagai berikut :

·         Monitoring pemberdayaan masyarakat

·         Pelaksanaan kegiatan komponen dana BLM

·         Monitoring pengelolaan keuangan P2KP/Replenishment

·         Pengelolaan pengaduan masyarakat

·         Sistem Peringatan dini (alert system)