HASIL IMPLEMENTASI KEBIJAKAN DAN ANALISIS TERHADAP STRATEGI PELAKSANAAN P2KP

1.         Manajemen Proyek

1.1   Landasan Kebijakan

Terdapat 3 (tiga) acuan dasar dalam P2KP, terkait dengan kebijakan dan Strategi pengelolaannya, yang bersumber dari:

a.            Dokumen Penilaian Proyek (Project Appraisal Document), disusun oleh World Bank/Bank Dunia tanggal 27 Oktober 1998

b.            Pedoman Proyek (Project Manual) P2KP, terdiri dari:

·         Buku Pedoman Umum

·         Buku Pedoman Teknis

c.             Laporan Pendahuluan (Inception Report), yang disusun oleh Konsultan Manajemen Pusat (KMP) P2KP pada bulan Juli 2002.

Ada beberapa prinsip dasar dalam dokumen-dokumen tersebut di atas yang dapat digunakan sebagai kerangka kebijakan dan strategi pengelolaan P2KP dalam konteks implementasi komponen-komponen kegiatannya di masyarakat.

Berdasarkan ke 3 (tiga) dokumen tersebut di atas,  secara jelas diuraikan tentang kerangka kebijakan dan strategi pengelolaan P2KP, melalui pernyataan-pernyataan berikut :

a.            Seluruh kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan kelembagaan masyarakat/komunitas di Kelurahan diserahkan mekanismenya melalui Forum Kelurahan (KF). Forum tersebut diharapkan dapat memobilisasi seluruh keahlian dan kelembagaan lokal yang ada, baik dari sektor swasta maupun sektor informal, untuk membantu menggerakkan kegiatan melalui proses penetapan prioritas dan pengambilan keputusan secara benar.

b.            Instansi-instansi serta kelembagaan pemerintah akan terlibat dalam memberikan dukungan administrasi publik serta dukungan kepada masyarakat melalui pendekatan Bottom-up, dimana pelaksanaannya lebih baik dibandingkan dengan pola tradisional top-down yang selama ini digunakan.

c.             Aparat pemerintah di daerah dipersiapkan melalui pelatihan dan diajak membantu komunitas secara langsung bersama-sama dengan fasilitator yang ada di lapangan.

d.            Tanggung jawab koordinasi, manajemen, penganggaran dan pemantauan secara keseluruhan terletak pada Tim Kelompok Kerja Nasional (Tim Pokjanas) yang ada di bawah koordinasi Departemen Perumahan dan Permukiman  Depkimpraswil. Tim Koordinasi antar Departemen diketuai oleh Direktur Bina Teknik pada Depkimpraswil dengan fungsi utama untuk menangani persoalan-persoalan koordinasi.

e.             Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota akan memilih penanggung jawab  administrasi proyek (PJOK) yang akan diangkat oleh Bupati atau Walikota untuk masa penugasan selama 24 bulan. PJOK akan berlokasi di Kecamatan dengan fungsi membantu BKM agar dapat melakukan pencairan dana.

f.              Pencairan dana bantuan atau pinjaman kepada BKM akan dilakukan melalui kantor KPKN wilayah yang ada di setiap daerah, setelah ditanda-tangani bersama antara BKM dan PJOK dengan dilampiri persetujuan hasil verifikasi kegiatan oleh Konsultan Manajemen Wilayah (KMW), dan Lurah. KPKN wilayah akan memberikan otorisasi pemindahan dana, dari rekening khusus yang ada di Bank Indonesia ke rekening BKM yang ditetapkan, dalam 3 tahapan: yaitu termin pertama sebesar 20% dan pembayaran pada termin ke dua sebesar 50% serta sisa pembayaran dalam termin ke tiga sebesar 30%.

g.            Audit akan dilakukan secara tahunan oleh berbagai tingkatan badan audit pemerintah. Pelaksanaan audit oleh badan-badan tersebut dilakukan secara acak (random sampling) ke Kelurahan-kelurahan untuk mencegah terjadinya pelaksanaan audit lebih dari satu kali dalam setahun terhadap lokasi yang sama. BKM diharapkan memilih auditor independen yang berlokasi di luar Kelurahan, agar memiliki laporan keuangan yang telah diaudit setiap tahunnya.

Secara nasional lembaga penyelenggara (executing agency) adalah Depkimpraswil, yang dalam pelaksanaan tugasnya membentuk PMU (Project Management Unit). PMU dalam pelaksanaan tugasnya didukung oleh Tim Pengarah Inter Departemen, yang terdiri dari unsur berbagai Lembaga dan Departemen terkait antara lain Bappenas, DepKimpraswil, Depdagri, Depkeu serta Kantor Menko Kesra/Komite Penanggulangan Kemiskinan. Tim Pengarah Inter Departemen dibentuk melalui Surat keputusan Dirjen Perkim-DepKimpraswil, dengan penjelasan rincinya sebagai berikut :

a.            Dibentuk Tim Koordinasi P2KP di tingkat pusat yang terdiri dari Bappenas, Depkeu, Depdagri dan Depkimpraswil. Untuk pelaksanaan administrasi dan kegiatan operasional Tim Koordinasi P2KP Pusat dibantu oleh Sekretariat P2KP Pusat yang terdiri dari unsur-unsur  Lembaga dan Departemen terkait seperti tersebut di atas.

b.            Pengelolaan proyek dilakukan oleh Project Management Unit (PMU), yang dibentuk di Depkimpraswil sebagai instansi pelaksana. PMU dibantu oleh Pemimpin Proyek untuk melaksanakan administrasi proyek; sedangkan untuk membantu fungsi koordinasi dan pengelolaan P2KP di tingkat pusat, ditunjuk suatu lembaga Konsultan Manajemen Pusat (KMP). Untuk menangani kegiatan P2KP di tingkat wilayah, pada Satuan Wilayah Kerja (SWK), ditunjuk konsultan dengan identitas Konsultan Manajemen Wilayah (KMW). Secara administrasi proyek, KMP dan KMW melakukan  kontraktual dengan Pemimpin Proyek.

c.             Pada tingkat Kelurahan, dikembangkan suatu Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) yang merupakan kelembagaan masyarakat sebagai cerminan fungsi kepemimpinan kolektif masyarakat yang dipilih berdasarkan kriteria dan seleksi langsung dari masyarakat Kelurahan. BKM selanjutnya membentuk suatu unit-unit pelaksana (UPL, UPS dan UPK) BKM yang memiliki fungsi melaksanakan kegiatan operasional yang telah ditetapkan oleh BKM.

d.            Penerima bantuan adalah masyarakat miskin yang tergabung dalam Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM), terutama difokuskan kepada kumpulan masyarakat miskin hasil Pemetaan Swadaya. Dalam rangka mendorong, mengarahkan serta membantu kegiatan BKM tersebut, di Kelurahan sasaran disiapkan sejumlah pendamping yang disebut fasilitator yang merupakan bagian perangkat dan unsur KMW untuk melakukan fasilitasi langsung kepada Masyarakat dan BKM yang dibantu oleh Kader Masyarakat

1.2      Analisis Strategi Pengelolaan Pelaksanaan

Pola pengelolaan pelaksanaan P2KP 1 tahap II, dapat diamati dan dianalisis melalui kegiatan-kegiatan implementasi P2KP 1 tahap II yang telah berlangsung dari bulan Juli 2002 s/d Mei 2004. Beberapa kecenderungan dan fenomena terkait dengan pengelolaan pelaksanaan P2KP, secara umum telah mengalami perubahan-perubahan sejalan dengan kebutuhan pengembangan penugasan dalam lingkup kegiatan di P2KP 1 Tahap II yang berimplikasi pada pengelolaan strategi pelaksanaan; baik di tingkat konsultan pelaksana (KMP dan KMW) maupun pada tingkat pemberi tugas (Depkimpraswil), perubahan pola manajemen pelaksanaan dapat dikelompokkan atas dasar mekanisme hubungan antar pelaku yang dibangun dalam kerangka pencapaian tujuan maupun antisipasi dan penyelesaian terhadap permasalahan-permasalahan yang timbul.

Beberapa indikasi implikasi berikut merupakan rangkuman dari pengelolaan pelaksanaan P2KP yang terjadi dalam implementasi P2KP 1 tahap II, dimana diantaranya adalah:

a.            Perluasan lingkup kegiatan pelaksanaan P2KP 1 tahap II, mengakibatkan perluasan penugasan bagi para konsultan pelaksana baik di KMP (konsultan Manajemen Pusat) maupun pada KMW (Konsultan Manajemen Wilayah); dengan adanya penugasan pelaksanaan PAKET yang dilaksanakan mulai minggu ke-3 bulan April 2003 dan kegiatan Exit Strategi yang dimulai pada minggu ke-3 bulan Oktober 2003. Penambahan lingkup penugasan, khususnya dalam pelaksanaan kegiatan PAKET, dimana peran dari konsultan yang ada (KMP dan KMW) hanya sebatas pada fungsi   koordinasi dan administrasi; sehingga tidak secara langsung terlibat pada pengendalian pencapaian substansi pelaksanaan kegiatan PAKET.

b.            Perubahan dan pergeseran yang cukup esensial dan substansial dalam pengelolaan P2KP, adalah terjadinya perubahan struktur organisasi pelaksanaan dengan penggabungan dan selanjutnya dipisahkan kembali antara fungsi-fungsi PMU dengan fungsi-fungsi Pelaksana Proyek di tingkat Pusat, yang berlangsung pada tahun anggaran 2003 dan berubah pada tahun anggaran 2004, dimana pengaturan mekanisme serta kewenangan yang ada secara operasional sangat berpengaruh terhadap strategi yang telah ditetapkan;  khususnya menyangkut peran-peran Proyek dengan PMU belum ditegaskan dan diatur secara spesifik serta tersosialisasikan dengan konkret, terutama dalam mengintegrasikan fungsi masing-masing terkait aspek administratif di satu sisi dan aspek  substansial di sisi lain.

Sementara itu, peran Bank Dunia yang dianggap sebagai salah satu pelaku penting, tidak diulas secara jelas pada dokumen PAD atau Pedoman Umum dan Pedoman Teknis proyek sehingga dapat mengakibatkan “terjadinya kerancuan” bagi pelaku, baik di tingkat Konsultan Pelaksana maupun di masyarakat.

c.             Pengertian kesetaraan stakeholder dalam pemantauan diterjemahkan sebagai tidak adanya hirarki secara manajemen untuk seluruh pelaku P2KP, dan hasil-hasil pemantauan secara internal yang ada hanya difungsikan sebagai pemenuhan persyaratan administratif; dan tidak digunakan sebagai alat untuk perbaikan serta penyempurnaan kinerja.

Di sisi lain, pemantauan yang dilakukan secara eksternal oleh misi supervisi dan hasil monitoring lainnya dari Bank Dunia menjadi agenda yang demikian strategis bagi pelaku-pelaku P2KP termasuk Aide memoire yang disusun oleh Bank Dunia, sebagai hasil-hasil misi supervisinya, digunakan sebagai acuan dan panduan baku yang substansi-substansinya bersifat mengikat bagi seluruh pelaku.

d.            Pelaksanaan peran Pemerintah Daerah yang diharapkan dapat berjalan secara optimal dalam implementasi belum dapat direalisasikan sebagaimana yang diharapkan seperti yang tercantum pada buku Pedoman Umum. Pola tata peran yang dilakukan masih cenderung mengadopsi dan mengadaptasi mekanisme seperti pada pelaksanaan P2KP 1 tahap I yang terfokus pada pelaksanaan kegiatan adminsitrasi dan koordinasi untuk event/kegiatan-kegiatan tertentu yang dilaksanakan secara tentative (sesuai dengan keperluan).

Implementasi terhadap kerangka kebijakan dan strategi pengelolaan P2KP serta implikasi–implikasi yang ditimbulkan dalam pola pelaksanaannya di lapangan, telah memberikan beberapa apresiasi dan hasil analisis yang dirangkum secara ringkas dalam butir-butir berikut ini:

a.            Perlu dilakukan penataan secara lebih spesifik terhadap manajemen pelaksanaan P2KP, terutama dalam menegaskan fungsi-fungsi pokok manajemen yang menjadi fokus dalam pengendalian kegiatan proyek (secara efektif dan efisien).

Penambahan/perluasan lingkup penugasan dalam pelaksanaan P2KP, sebaiknya terintegrasi ke dalam kebijakan dasar dan strategi pengelolaan P2KP secara menyeluruh, dalam suatu kerangka pengelolaan yang berlandaskan pada proses perencanaan secara sistematis, proses pengambilan keputusan efisien, mekanisme dan pengendalian terhadap capaian substansi dalam setiap implementasi yang terkait dengan pelaksanaan P2KP.

b.            Pengelolaan P2KP perlu melakukan peninjauan ulang terhadap tata peran pola hubungan antar pelaku, khususnya peran dan fungsi yang dilakukan oleh Bank Dunia dan Tim Advisory, untuk diatur kembali dengan memasukkan dua unsur pelaku tersebut dalam  konteks mekanisme penanganan pengelolaan P2KP di tingkat Pusat.

c.             Pengelolaan terhadap aspek fasilitasi, bimbingan dan koordinasi perlu dikorelasikan dengan beberapa acuan yang meliputi; Pedoman–pedoman yang disusun oleh KMP, surat ketetapan dan instruksi dari pihak PMU dan Pimpro, Pedoman umum dan teknis P2KP serta khususnya terhadap keberadaan serta status dari  hasil-hasil monitoring maupun Aide Memoire Bank Dunia.

2.    Koordinasi Pelaksanaan

2.1      Landasan Kebijakan

Terdapat 3 (tiga) acuan dasar dalam P2KP, terkait dengan kebijakan dan Strategi pelaksanaan koordinasi yang bersumber dari:

a.       Kerangka Acuan Penugasan KMP/TOR (term of reference)

b.      Pedomanl Proyek (Project Manual) P2KP, terdiri dari :

·         Buku Pedoman Umum

·         Buku Pedoman Teknis

c.       Laporan Pendahuluan (Inception Report), yang disusun oleh Konsultan Manajemen Pusat (KMP) P2KP pada bulan Juli 2002.

Hirarki manajerial dan mekanisme hubungan kerja antar pelaku pada pola koordinasi yang diterapkan KMP dalam pelaksanaan penugasannya, dirumuskan dan selanjutnya ditetapkan secara baku dalam kerangka operasional.

Prinsip utama dalam pola koordinasi adalah adanya tingkat kewenangan secara lintas manajemen, yang dicerminkan melalui pembagian fungsi dan tanggung jawab masing-masing yang dikaitkan dengan peran dari setiap pelaku dalam pengelolaan operasional P2KP.

Sesuai dengan tingkatannya, dari aspek manajerial dalam konteks P2KP secara keseluruhan dapat dibedakan atas:

·               Kewenangan dalam kebijakan, yang dicerminkan melalui bentuk dan upaya untuk perumusan konsep.

·               Kewenangan dalam penetapan dan pengelolaan strategi

·               Kewenangan dalam menetapkan dan mengendalikan kerangka opoerasional

·               Kewenangan dalam pelaksanaan kegiatan.

Pembagian tingkat kewenangan manajerial telah dilengkapi dengan mekanisme dan pola koordinasi antar pelaku yang terlibat dalam sistem dan proses implementasi P2KP secara keseluruhan. Sedangkan untuk mengoperasionalkan seluruh pola koordinasi dan mekanisme hubungan kerja yang ada, telah disusun  dan dikembangkan suatu bentuk koordinasi minimal yang dibutuhkan untuk menggerakkan secara dinamis kerangka proses yang ada.

2.2   Implementasi Koordinasi

Sejalan dengan adanya beberapa perubahan dan penambahan terhadap tugas pokok dan fungsi KMP, maka rumusan pola koordinasi dalam hirarki manajemen P2KP yang terkait dengan kewenangan manajemen KMP telah dilengkapi dan dikembangkan ke dalam rumusan tata peran dan pola koordinasi manajemen internal KMP; agar keterkaitan kewenangan antar tenaga ahli dapat ditetapkan secara realistik berdasarkan pada tata peran dan fungsi keterlibatannya dalam penugasan KMP di P2KP.

Berkaitan dengan manajemen internal KMP, khususnya terkait dengan manajemen di tingkat KMP Jakarta dan kantor Regional, telah dikembangkan suatu hirarki manajerial KMP yang dilengkapi dengan mekanisme hubungan kerja antar seluruh Tenaga Ahli dan Staf yang ada, serta bentuk-bentuk koordinasi yang dibutuhkan.

Rumusan hirarki manajerial P2KP yang lebih sempurna tersusun sebagaimana  yang tersaji pada bagan berikut ini:

Diagram B.1

Implementasi Hirarki Manajerial dan

Mekanisme Hubungan Kerja antara Pelaku P2KP

Hirarki Manajerial	Mekanisme Hubungan Kerja	Bentuk Koordinasi
		P2KP I Tahap II	PAKET
Kebijakan (Policy)	`	§  Rapat kerja teknis 3 atau 4 bulanan §  Peninjauan lapangan 4 bulanan §  Pelaporan 3 bulanan §  Rapat koordinasi khusus (jika diperlukan	§  Rapat kerja teknis 3 atau 4 bulanan §  Peninjauan lapangan 4 bulanan §  Pelaporan 3 bulanan §  Rapat koordinasi khusus (jika diperlukan
Pengelolaan Strategi (Grand Strategy)		§  Pertemuan 3 bulanan §  Peninjauan lapangan periodik §  Evaluasi rencana 3 bulanan §  Pelaporan bulanan	§  Pertemuan 2 bulanan §  Peninjauan lapangan periodik §  Evaluasi rencana 3 bulanan §  Pelaporan bulanan
Kerangka Operasional (Tactical Framework)		§  Pertemuan 3 bulanan §  Kunjungan lapangan periodik §  Pengendalian/evaluasi rencana bulanan §  Pelaporan bulanan dan 3 bulanan §  Web §  PAKET
Kegiatan Pelaksanaan (Action)		§  Pertemuan bulanan §  Kunjungan lapangan periodik §  Pendampingan rutin §  Pelaporan bulanan	§  Pertemuan bulanan tim PAKET §  Kunjungan lapangan periodik §  Pendampingan rutin §  Pelaporan bulanan

Keterangan :

1.       Dukungan manajemen proyek             4. Pengembangan jaringan

2.       Pengendalian pelaksanaan P2KP       5. Pengendalian & fasilitasi KMW

3.       Pengembangan sosialisasi                    6. Pengembangan Jaringan

Sedangkan rumusan implementasi hirarki Manajemen Internal KMP dalam tata laksana pelaksanaan P2KP secara skematis tersaji pada Diagram berikut ini:

Diagram B.2

Implementasi Hirarki Manajemen Internal KMP

 

Catatan :

= Garis Instuktif

= Garis Fasilitatif

= Garis Koordinatif/ Konsultatif